L’université Paris-Saclay recrute son·a Directeur·trice de l’Accompagnement aux Organisations et aux Processus.

La Direction de l’Accompagnement des Organisations et des Processus (DAOP) accompagne la transformation des organisations et des processus des fonctions supports au service des missions de l’Université Paris Saclay et de ses usagers. Il s’agit notamment de développer le service rendu aux usagers, de simplifier et de sécuriser des modes de fonctionnement de l’université.

Dans ce but la DAOP veille à :

• Piloter et entretenir les démarches de management par les processus et contrôle interne
• Accompagner la définition et la mise en œuvre des projets de service des directions et entités
• Piloter et coordonner le déploiement de grands projets de transformation à l’échelle de l’établissement (incluant les programmes d’investissements d’avenir / France 2030, les chantiers de simplification de la recherche, la dématérialisation des circuits administratifs ou encore la consolidation de l’organisation des fonctions supports)
• Apporter un soutien méthodologique aux équipes dans le cadre du montage et du déploiement de projet touchant à l’organisation
• Promouvoir et accompagner le déploiement du mode et des méthodes projet et des pratiques et méthode d’amélioration continue (agilité, exploitation des synergies…)
• Inscrire progressivement et de manière durable les principes fondamentaux de la démarche Service Public + dans les circuits de gestion de l’établissement
• Fiabiliser les acquis et progresser dans la durée

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous aurez pour missions d’accompagner les évolutions organisationnelles des fonctions de support et soutien à travers un travail en synergie avec l’ensemble des services centraux et des composantes universitaires. Vous accompagnerez ainsi la dématérialisation des processus dans une perspective d’amélioration continue et d’amélioration du service rendu aux usagers.

En qualité de Directeur·trice de la DAOP, vous devrez également :

• Assurer le pilotage et la coordination de l’activité de la direction
• Effectuer un suivi renforcé du portefeuille de projets et du plan de charge de l’équipe
• Mettre en œuvre et suivi des activités
• Restituer et assurer le reporting auprès du Directeur Général des Services
• Cadrer des études et des travaux de synthèse
• Œuvrer opérationnellement à l’offre de service de la direction
• Piloter des projets / processus complexes (sécurisation et facilitation de la conduite des projets et réunions associées)
• Accompagner des projets organisationnels
• Apporter un appui spécifique de type conseil et prospective auprès du Directeur Général des Services

Vous devrez veiller à ce que les activités inscrites dans la feuille de route de la Direction soient en adéquation avec les orientations stratégiques et les objectifs de l’Etablissement. A ce titre, le/la directeur·trice de la DAOP travaille en liens étroits avec la vice-présidente Prospective et Actions Stratégiques, le vice-président Pilotage, Indicateurs, Démarche Qualité et le vice-président Dialogue Social, CQVT, Amélioration organisationnelle.

Missions principales :

• Jouer le rôle d’animation, de facilitateur et de conseil auprès des différents acteurs et organiser de projets (comité de pilotage, groupes de travail et instances de l’établissement)
• Organiser et optimiser les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs du mode projet
• Suivre les enjeux opérationnels et financiers des projets
• Assister et conseiller les équipes métier et les utilisateurs·rices
• Identifier et analyser les impacts (technologiques, organisationnels, et fonctionnels) pour définir et mettre en place des mesures correctives et/ou d’optimisation
• Accompagner la dématérialisation des processus de gestion à travers la transformation numérique de l’établissement
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et s’assurer du relais des informations
• Intervenir comme expert dans les différentes instances internes à l’établissement
• Intervenir lors de la réorganisation des structures de recherche et de formation
• Piloter le travail et les tâches de l’équipe
• Structurer et planifier les activités (interventions internes/externes)